Áreas de TI tendem a valorizar muito questões técnicas, endógenas. É comum ouvirmos discussões entre técnicos de TI quase que incompreensíveis, versando exclusivamente sobre ferramentas, linguagens, componentes, preocupações exclusivas da área.

Por outro lado, o pensamento Lean defende que devemos olhar as empresas como um todo, buscando o ganho comum, transversalmente às áreas de atuação. Trazendo o Lean para a área de TI, um dos grandes objetivos é justamente incentivar que os profissionais de TI passem a atuar como profissionais de processos de negócio, solucionando problemas da empresa, usando TI como ferramenta de melhoria, quando necessário. O foco deixa de ser fazer sistemas e passa a ser melhorar e otimizar os processos de negócio da empresa. Há exemplos de empresas de software que estão se reorganizando com essa visão: ao invés de terem áreas de requisitos, de banco de dados, de arquiteturas, etc., organizam-se em áreas de negócios: equipe que faz soluções para área bancária, equipe que conhece a área agrícola, etc.

A Santaconstancia, empresa de referência na área têxtil, busca, constantemente, melhorar seus processos. São inúmeras ações de Lean e Seis Sigma conduzidas nos últimos anos, em várias áreas, em especial na área fabril. Em 2015, foi iniciado um projeto de melhoria na área de TI, fortemente inspirado por Lean, buscando aumentar a conexão da equipe de informática aos processos de negócio. Alguns profissionais de TI receberam treinamento completo em Lean (Lean Pro). E os primeiros resultados foram três projetos, voltados para os clientes da área de TI, que são ótimos exemplos de ações que podem ser feitas por equipes de TI.

Um primeiro projeto focou no processo de fechamento de contas a pagar. Ao mapear o processo conduzido pela equipe da tesouraria, o profissional de TI identificou que relatórios eram impressos e parcialmente redigitados para consolidação e formatação de dados. Ao final, os relatórios criados precisavam ser enviados por e-mail para os responsáveis por suas análises. O profissional de TI que conduziu o projeto, conhecendo a necessidade do seu cliente, criou versões dos relatórios anteriormente gerados pelo sistema, para que incluíssem as consolidações e formatações antes manualmente agregadas aos dados. A nova versão do relatório está disponível diretamente no sistema, e não mais precisa ser encaminhado por e-mail. Se antes, para um fechamento, eram necessárias mais de quatro horas da equipe para a preparação do relatório, após o projeto, esses relatórios são gerados de forma on-line no próprio sistema. Antes, o processo era feito mensalmente, mas com a disponibilidade on-line, os relatórios podem ser gerados atualizados sempre que necessário for, oferecendo a possibilidade de consultas mais constantes e sempre atualizadas, aumentando o ferramental disponível para maximizar o poder de análises da tesouraria.

Um segundo projeto teve como foco implantar a metodologia 5S em um servidor gerenciado diretamente pelos usuários, com um volume de dados da ordem de 15 terabytes (ou seja, 15 milhões de megabytes). O trabalho se iniciou com o mapeamento do disco e seu conteúdo. Foi feito, juntamente com os usuários, um redesenho da estrutura de diretórios, para que os usuários perdessem menos tempo procurando os arquivos, deixando mais fáceis de acessar aqueles que são mais usados. Foram identificados e apagados arquivos não usados ou repetidos. E foi padronizado um processo de uso do servidor, para que a organização feita se perpetue.

O terceiro projeto buscou otimizar um processo de interação entre a equipe comercial interna e os representantes comerciais da empresa. Antes, essa interação era baseada em análises feitas em relatórios de forma manual por gerentes comerciais, o que custava muito tempo e ficava sujeito a erros. Ao final da análise manual, o gerente comercial precisava encaminhar cartas e/ou e-mails aos representantes. O profissional de TI que desenvolveu este projeto Lean, identificou o relatório e as condições que se buscavam manualmente, e conseguiu automatizar todo o processo, garantindo que o representante que esteja na situação procurada receba automaticamente, diretamente do sistema, a comunicação por e-mail ou carta, sem a necessidade de análise ou intervenção humana. O projeto resultou em liberação de tempo para que os gerentes comerciais possam atender ainda melhor os clientes, na eliminação de possíveis erros e na garantia que a política definida pela direção da empresa está sendo integralmente seguida.

Esses três projetos acima relatados são excelentes exemplos de como o Lean pode ajudar a embasar o trabalho das áreas de TI, ao direcionar o foco dessas áreas para o atendimento aos clientes, deixando de priorizar questões técnicas. Além disso, os projetos ilustram claramente o típico projeto Lean: pequenas melhorias incrementais, rapidamente implementadas, com custos muito baixos, focadas em eliminar desperdícios, minimizar erros e aumentar o desempenho global das empresas.

A Auctus cumprimenta a Santaconstancia por mais esse exemplo que oferece às indústrias brasileiras. Além de ser notório seu diferencial de qualidade nos produtos e serviços para aos clientes, a Santaconstancia é também uma empresa que se diferencia pela busca constante de melhorias em todos os seus processos internos.

http://santaconstancia.com.br/

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