A prática do Lean está muito além de eliminar estoques e organizar células. Lean deve ser entendido como uma cultura, uma forma de pensar a empresa em todas as suas atividades. E no coração do Lean há duas coisas essenciais: a confiança entre pessoas de uma equipe e a eliminação de tudo aquilo que atrapalha a execução do que é importante.

A cada dia nos vemos mais e mais entulhados de e-mails em nossas caixas postais. Me vejo muitas vezes em discussões profundas com pessoas que realmente acreditam que o melhor é copiar as mensagens enviadas para todos os que possam ter algum interesse no tema. Ao fazer isso, esquecem-se que ler e-mail custa muito caro para as empresas, e a cada dia este custo aumenta mais (vejam esta matéria, já bem antiga). Muitos também ignoram que ao pedir algo para alguém e copiar seu líder, estamos, no fundo, querendo dizer que não confiamos nessa pessoa e pedindo para o líder atuar para que a coisa seja feita: em resumo, estamos chamando esse alguém de incompetente.

Muitos usam os e-mails hoje para “se proteger”. Na verdade, atuam para fortalecer uma cultura de burocracia, destruindo a confiança na equipe. Quando vejo um grupo que trabalha em frente do outro mandar uma mensagem para “documentar” que está repassando um documento ou uma peça, o que vejo é desperdício e pouca cultura de equipe. Quando trabalhamos em ambiente Lean, com Kanbans, gestão visual, etc., queremos desburocratizar, deixamos de controlar tudo e passamos a trabalhar conjuntamente. O foco é trabalharmos juntos pelo bem do cliente. Se eu passo alguma coisa para meu par, não preciso mandar um e-mail para “documentar” isso. Esse e-mail não só é desnecessário como deixa claro para meu par que eu quero “livrar minha cara” se houver um problema: isso quebra a relação de confiança. Se eu confio no meu par, se eu acredito que ele fará o melhor, não preciso “me proteger”. Quando eu “me protejo”, eu crio uma parede a mais na empresa, eu divido mais as equipes, eu torno os feudos corporativos mais solidificados. Além disso, desperdiçamos tempo para escrever e enviar o e-mail e para o outro lado ler o e-mail, e-mail que nada traz de informação, porque, afinal, ambos viram que esse algo foi repassado. Isso tudo é totalmente anti-Lean.

Tive a oportunidade de conversar com um engenheiro de produção que tinha saído de uma grande multinacional da área automotiva e ido para a Toyota. A primeira coisa que ele me disse que é diferente é que na empresa anterior lidava com centenas de e-mails todo dia e na Toyota com menos de 10. É evidente que assim ele tem mais tempo de focar nas melhorias dos processos. Além disso, ele me disse que enquanto na outra empresa a cada problema detectado, era enviado um e-mail para um grupo de pessoas que iriam avaliar e trocar e-mails entre todos uma dezena de vezes para avaliar o que fazer a respeito, na Toyota se é detectado um problema, e é um problema importante, é convocada uma reunião imediatamente, discute-se a causa, a solução, documenta-se tudo em uma A3 e se parte para a ação imediatamente. Ou seja, não se acumula problemas e não se gera overhead de e-mails para se resolver problemas: problema detectado é problema resolvido!

Em resumo, antes de sair mandando e-mails ou respondendo com cópia para todos, pense bem. E-mail é uma ótima ferramenta de comunicação quando é usada do jeito certo, mas pode ser um dos maiores inimigos da cultura de equipe e um dos grandes custos da sua empresa hoje. Pense nisso!

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